O profissional de eventos é um camaleão

Embora o mercado de eventos seja como aqueles grandes icebergs onde a ponta visível não dá a dimensão do que há embaixo d`água, há muito mais negócios no setor corporativo do que nos festivais e shows que catapultam agências e organizadores.

Eventos técnicos, científico e corporativos, como congressos, simpósios, fóruns, workshops, conferências, feiras comerciais, convenções, por exemplo, acontecem muitas vezes ao longo do ano e costumam também envolver ações como entrega de prêmios, festas temáticas, lançamentos de produtos ou jantares sociais, tornando-se quase um evento dentro de outro.

Transitar-neste ambiente não é tarefa fácil, contudo, muitos profissionais de eventos trazem na bagagem a experiência e a desenvoltura que consagraram suas empresas neste mundo Mice.

Para homenagear todos estes profissionais, além do texto que publiquei no próprio dia 30 de abril, sábado, deixei para abrir a semana com a entrevista com uma das profissionais mais experientes, reconhecidas e simpáticas que o mercado tem. 

Lei também: 30 de abril, dia do profissional que você não vê

Malu Losso é aquela pessoa que todos gostariam de ter como amiga. Além da sabedoria que muitos anos na organização de eventos lhe trouxeram, ainda tem bom humor e o entendimento de que é compartilhando conhecimento que o mercado cresce. De que é na qualidade dos fornecedores e na parceria da equipe que se fazem eventos memoráveis. Que é no jogo aberto com o cliente que se conquista a confiança para comandar a produção com autonomia.

Com mais de 45 anos de experiência no setor, mais de 550 eventos nacionais e internacionais no portfólio, em 19 estados brasileiros e 11 países, Malu Losso é especialista no planejamento, organização, coordenação e execução de diversificados eventos. Seu nome é conhecido e reputado na área da saúde, com congressos realizados para profissionais de neurologia, psiquiatria, otorrinolaringologia, dermatologia, hematologia e tantos outros.

Preocupada com a sua responsabilidade social e ambiental, orienta os clientes para aprovarem eventos com menos desperdício e uso de materiais recicláveis, com coleta seletiva de resíduos, que envolvam a comunidade local e diminuam a pegada ambiental através do plantio de árvores.

Recentemente idealizou um projeto que visa levar profissionais do setor a acompanhar uma operação de montagem de um congresso médico 

Como é o projeto de profissionais do setor acompanharem uma montagem de evento ao seu lado?

A ideia deste projeto é aproximar o profissional de eventos do dia a dia de montagem de um congresso médico. Facilitar a vivência em toda a operação, das docas ao palestrante no palco. Há situações que não tem como passar através de um curso, só a vida ao vivo é que funciona. Por exemplo, tivemos um problema sério na desmontagem de um evento. Um grande hotel tem uma doca que serve o complexo inteiro e de manhã estava aquela fila de caminhões nas docas esperando sua vez de carregar e descarregar coisas. Um dos motoristas, ao ver a fila, pensou que ia demorar e então trancou o caminhão e foi almoçar. E como achar este homem depois?

Foi um atraso de 2 duas horas e mais a multa que o hotel impôs pela situação. Coisas assim podem ser previstas, sem dúvida, mas quando acontecem, exigem jogo de cintura, negociação, criatividade e muita paciência.

Então, uma doca bem administrada, por exemplo, é um ponto que não costuma estar nos cursos sobre organização de eventos. O cliente também não imagina o que acontece nos bastidores e mesmo profissionais de outros pavilhões não imaginam os detalhes desta operação. Até os convention bureau, quando promovem o destino, deveriam saber sobre esta parte da infraestrutura que é importante e que precisam que funcione para que o evento seja um sucesso.

Infelizmente não conseguimos implementar esta ideia na última semana, durante o Congresso de Rinologia, por problemas de agenda dos 5 participantes. A situação do feriado e do carnaval acabou atrapalhando a participação desta primeira turma, também porque alguns profissionais eram do setor público e não conseguiram em tempo hábil apontar novos participantes.

Mas fico feliz que esta nossa ideia, minha e do Julio Urban, embora não tenha se concretizado nesta semana, seja interessante porque até o Rock in Rio está fazendo isso com a Academy, ou seja, dar a conhecer os bastidores de um grande evento. E não é todo profissional de evento que tem esta oportunidade.

Além das docas, que outro ponto pode destacar sobre as dificuldades de montagem de um congresso?