Escolher um formato de evento corporativo pode trazer muitas duvidas por conta da grande oferta de opções e diferenças. Vistos de fora, os summits, convenções, workshops e treinamentos podem soar parecidos. Contudo, existem muitas diferenças que devem entrar em jogo na hora escolher entre os formatos e entregar a melhor experiência possível, seja para o público, colaboradores ou clientes em potencial.
Pensando nisso, o Promoview convidou Pedro Luiz Sekeres Filho, Head de Criação e Estratégia da R8 Live para apresentar os diferentes formatos de eventos, responder possíveis perguntas e trazer dicas e tendências sobre o assunto.
Diferenças e aplicações
Os Summits, convenções, workshops e treinamentos se diferenciam em muitos fatores, como tamanhos, tipos de conteúdos que serão apresentados, público-alvo e objetivos. Mas, afinal, quais são as principais características e quando usar cada formato?
Summit
Segundo Pedro Luiz Sekeres, “um summit pode ser classificado como um evento de grande porte, normalmente focado em debates de alto nível com palestrantes envolvidos dentro de uma mesma temática. Discussões sobre tendências, inovações ou desafios de mercado são temas abordados dentro de summits, geralmente com líderes da indústria, especialistas e/ou influenciadores”.
Este formato tem como propósito compartilhar conhecimentos, fomentar discussões e facilitar o networking entre os participantes. Ele pode abordar temas de relevância global ou direcionado a um setor específico, permitindo que os palestrantes apresentem visões estratégicas, divulguem inovações e lançamentos do mercado e promovam o senso de liderança.
Convenção
Por outro lado, uma convenção busca reunir grupos com interesses em comum, como profissionais de determinado setor, questões políticas, franquias, vendas de empresas, entretenimento, ou até mesmo associações.
“O foco geralmente é em assuntos empresariais, onde o evento acaba abraçando não só o conteúdo apresentado, mas também em momento de descontração e integração do time, sempre focando em uma melhor troca interna da empresa em questão. Por isso, a convenção normalmente é usada quando se é necessário promover integração entre membros de uma organização ou do setor, discutir novos direcionamentos ou celebrações importantes“, explica o Head de Criação e Estratégia.
Workshop
Workshops são eventos interativos e práticos, nos quais os participantes realizam atividades voltadas para resolver um problema ou explorar uma questão previamente definida. De acordo com o profissional, “o objetivo principal é o desenvolvimento de habilidades práticas, compartilhamento de conhecimentos específicos ou resolução de desafios apresentados no dia“.
“É usado geralmente para promover o aprendizado de um time, onde a troca de experiência diretas entre os participantes apresenta um resultado que em comum, melhora a dinâmica de todos envolvidos”.
Treinamento
Por fim, Pedro Luiz Sekeres explica que “os treinamentos são para o desenvolvimento de competências específicas, com foco no aprendizado em novos conhecimentos e/ou habilidades, geralmente focados em algum novo lançamento, ou até mesmo a implementação de algum novo sistema ou práticas da empresa idealizadora. O objetivo é claramente capacitar os participantes, fornecendo esses novos conhecimentos ou ensinando habilidades que engrandecem todos”.
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Qual tamanho de evento escolher?
O Head de Criação e Estratégia começa orientando que, além de pensar nas diferenças, o primeiro passo é entender o briefing do cliente, analisando as principais questões, preocupações o objetivos com o evento corporativo. “O número de participantes e as necessidades individuais do cliente já trazem para nós uma ideia sobre que tamanho e/ou escala o evento deve ter”, conta.
“Mas, geralmente respeitamos os dados principais do briefing e buscamos adaptar os momentos do evento com auxílio de ativações/ações que por si só tem o papel de mostrar sobre o que aquele encontro se trata e por qual dinâmica deve seguir”, acrescenta. Para ilustrar, o Head de Criação e Estratégia traz alguns exemplos:
- Grande evento: geralmente pede a geração de um grande impacto, onde pode ser uma divulgação de marca em grande escala, um Summit com objetivo de gerar um networking significativo entre os participantes. Estamos falando sobre lançamento de produtos, convenções de grandes empresas, exposições para grandes marcas.
- Evento intimista: pode ser focado em conexões pessoais, ou até mesmo quando precisamos ter um treinamento profundo, mais específico e técnico. Nesse caso, o engajamento individual dos participantes é muito importante. Esse “grupo seleto” dentro desse modelo de evento precisa estar focado para ser eficaz e atingir os objetivos propostos.
Principais desafios
Alinhado com os pontos abordados anteriormente, o profissional destaca que o principal desafio é a falta de um objetivo claro. “Um briefing que não entrega a principal intenção do encontro faz com que o planejamento de todo evento seja um pouco mais complicado. ‘Qual conceito levar?’, ‘Quais ativações/ações podem funcionar melhor dentro desse contexto?’. Normalmente são perguntas relevantes para tentar encontrar esse objetivo e qual o melhor caminho escolher”, revela.
Além das diferenças dos formatos, outros desafios para executar um evento corporativo também podem estar relacionados. Com o budget disponível, por ter impacto direto na locação de espaços, equipamentos, alimentação, ativações, palestrantes. Da mesma forma, outra questão de impacto é o engajamento do público, pois um grande evento só se torna relevante com a participação dos envolvidos.
Tendências em alta
Para finalizar, Pedro Luiz Sekeres traz algumas tendências que, quando aproveitadas de maneira correta, podem incrementar os benefícios que os eventos corporativos conseguem alcançar. Confira abaixo:
Inovações tecnológicas
A primeira tendência citada pelo profissional é a inteligência tecnológica tema de diversos eventos recentes, como o Web Summit Lisboa. “Além da IA, também temos muitos pedidos de foco em inovações tecnológicas, sejam elas ligadas ou não com IA. Portanto, acredito que todo tipo de tecnologia está embarcada nesse desejo de enxergar o futuro e todas as possiblidades que teremos em mãos nos próximos anos“.
Experiências imersivas
Em uma estratégias, as experiências imersivas podem fazer toda a diferença na hora de encantar o público, mesmo em eventos corporativos. “Nunca foi tão importante e relevante as marcas focarem nesse tipo de entrega. Uma vez que a régua está subindo, as pessoas também buscam maiores emoções quando falamos em grandes eventos”.
“Um grande erro do mercado é pensar que uma convenção não tem necessidade de entregar experiências imersivas. Quando paramos para pensar, é um dos melhores momentos para ser criada uma experiência imersiva, uma vez que precisamos gerar engajamentos específicos para objetivos corporativos. A imersão nesse caso faz com que o encontro seja mais leve e de fácil associação”, finaliza o Head de Criação e Estratégia.
