Nesse 30 de abril comemora-se o Dia do Profissional de Eventos. Promoview presta uma homenagem de forma diferente.
Ao invés de mostrarmos o que eles fazem de bom para que tudo aconteça da forma mais correta possível em um evento, vamos mostrar o que pode acontecer quando um profissional especializado não é contratado.
É fato que todo evento está sujeito a falhas, afinal, é ao vivo, e, só isso já é o suficiente para se correr alguns riscos. No entanto, elas podem ser minimizadas por meio de ações preventivas, de um plano B, e, porque não de um C. Mas isso, só quem faz é um profissional.
Vamos aos pontos que podem dar errado e com os quais a preocupação deve ser redobrada.
Os-problemas mais difíceis são os que demandam mais tempo para serem solucionados. Deixá-los para última hora é ter a chance de que não irá conseguir resolvê-lo. Um exemplo é a demora em contratar um fornecedor de determinado produto.
Tanto o contrato com os fornecedores, quanto todas as alterações solicitadas no projeto original devem se feitos por escrito, com o aval do fornecedor. O que não está escrito não existe e depois não adianta querer reclamar.
Outra falha comum é não fazer um check-list. Quem não é gabaritado tem por hábito achar que tudo está ‘guardado na cabeça’. Fazer isso é a mesma coisa que um navio sem bússola durante uma tempestade. Vai naufragar com certeza.
Não é preciso ser rigoroso com cronogramas. Se isso for deixado de lado, é fato que no final vai dar problemas. Quando se deixa de executar uma tarefa em detrimento da outra, vai chegar um momento em que alguma não será feita.
A segurança não é prioridade. Tem coisas mais importantes com o que se preocupar. Muitos optam por economizar nesse quesito, acreditando que nada de ruim vai acontecer. Erro que pode custar caro, muito caro!
Negligenciar uma estrutura de segurança adequada ao seu evento é colocar em risco a vida de todos os convidados. Trata-se de vidas humanas que estão sob a responsabilidade do organizador.
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Soluções prontas são uma boa opção para quem não tem responsabilidade. Cada evento é como um novo produto que precisa ser lançado. Tudo deve começar do zero. Não é porque deu certo em um que vai dar certo no próximo.
A divulgação também não é importante. “O boca a boca faz esse serviço e eu não preciso me preocupar e nem gastar dinheiro com isso.” Outro grande erro.
Se o evento for uma feira de negócios ou um congresso, por exemplo, o plano de divulgação é um dos aspectos mais delicados a ser definido. Essa é uma área em que não se deve poupar esforços.
Todas as iniciativas são importantes, desde e-mails, sites, redes sociais, assessoria de imprensa, telemarketing ativo, mídias especializadas, entidades do setor e parceiros.
“O meu staff já sabe tudo o que tem que ser feito”. Mais um erro. Não tem nada pior do que ser recebido por uma pessoa despreparada ao se chegar a um evento. Treinamento de todos que irão trabalhar é imprescindível para que gafes não sejam cometidas.
Quanto mais puder economizar melhor. Divulgação, bons fornecedores, staff treinado não fazem diferença. Certamente, quando se pensa dessa forma, o evento está fadado ao fracasso.
E, para finalizar, acreditar que o convidado não vai ver as falhas do seu evento. Ledo engano. Nada passa despercebido ao olhar de quem está habituado a frequentar eventos, e, se algo der errado, pode ter certeza que muita gente ficará sabendo. Atenção e dedicação aos detalhes são fundamentais.
Por esses e outros motivos, quando for realizar um evento fique atento a tudo o tempo todo. Somente com profissionais preparados e uma agência especializada será possível obter resultados positivos.
Um evento é um conjunto de situações administradas com um determinado fim e isso passa pela percepção do público visitante. Por isso tudo o que for retirado ou incluído, ele deve ser considerado a partir do olhar dos convidados. É bom ter em conta que em eventos, percepção é realidade.
Feliz Dia do Profissional de Eventos!
