Brasil não pode mais ficar para trás na corrida pela digitalização de processos

* Miklos Grof, CEO da Company Hero

A burocracia na formalização de empresas ainda é um problema que assola o Brasil. Enquanto em países como a Estônia a digitalização já integra, há 20 anos, todas as etapas para formalizar um negócio 100% online e em minutos, diversas empresas brasileiras sofrem para manter suas estruturas regularizadas, o que também afeta a rotina de escritórios de advocacia e contabilidade.

Com a falta de integração de dados e documentos entre vários órgãos públicos, como as Juntas Comerciais, as Prefeituras e a Sefaz, os profissionais do ramo contábil e jurídico passam por dificuldades diárias. Sem a automatização de processos, esse setor enfrenta uma alta pressão para atender um mercado cada vez mais exigente com a aplicação da tecnologia em seus serviços.

Vamos tomar como um primeiro exemplo a situação atual do contador. Definitivamente, a automatização de atividades invadiu o setor: vemos startups com alto investimento em tecnologia concorrendo neste mercado, o que aumenta o risco de contabilidades pouco digitalizadas perderem o seu negócio. No entanto, é importante destacar que há diversas ferramentas para automação e digitalização que não representam uma ameaça ao segmento, mas são aliadas das contabilidades.

Nos últimos anos, muitas contabilidades cresceram rapidamente no mercado ao utilizarem a tecnologia como base de seu serviço e diferencial. O motivo disso é a possibilidade de suprir as novas demandas do público, que antes não existiam.

Uma delas é a agilidade. Em média, o tempo gasto para a conclusão de um processo paralegal vinculado à formalização de uma empresa pode chegar a 90 dias, seja pela falta da assinatura digital para agilizar contratos, o preenchimento incorreto dos formulários, a demora no envio de documentos solicitados pelos órgãos públicos ou a falta de acompanhamento dos processos.

O empresário não quer mais correr o risco de prejudicar a regularidade de sua empresa por conta desses empecilhos burocráticos; ele quer mais rapidez, acessibilidade e transparência. E os escritórios contábeis são altamente afetados por essa expectativa. Se o CNPJ está irregular, fica inativo, e o empreendedor não consegue emitir nota fiscal – ou seja, não pode vender e receber dinheiro. Consequentemente, não consegue pagar seus funcionários e fornecedores, inclusive os contadores.

O mercado exige cada vez mais contadores com perfil de consultoria empresarial. As empresas esperam das contabilidades que atuem muito além de declarar suas receitas e emitir um DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), que é gerado online e reportado por e-mail. A automatização do dia a dia nos escritórios contábeis é um pré-requisito para terem mais escala para atender mais clientes de uma forma personalizada, em uma função menos operacional-administrativa e mais focada no desenvolvimento do negócio de seus clientes.

A tecnologia é a aliada do setor paralegal

A tecnologia melhora a comunicação individualizada entre o contador e o cliente – e aqui devo estender para advogados e profissionais da área de legalização de empresas como um todo. Ela permite a otimização do trajeto do protocolo de documentos até a emissão das licenças necessárias para que a empresa esteja dentro dos requisitos exigidos por lei para executar o serviço proposto.

Infelizmente, procedimentos como esse ainda não migraram completamente para o meio online no Brasil, o que reduziria significativamente o tempo de abertura, alteração ou baixa de uma empresa. Além disso, o profissional ficaria menos sobrecarregado com processos e mais livre para ajudar o empreendedor a fazer as escolhas mais corretas e estratégicas.

O próximo passo para o empreendedorismo avançar no Brasil é o investimento em bots e APIs nos sistemas dos diversos órgãos públicos que facilitem a integração das etapas e dos processos paralegais para que mais empresas sejam criadas e protegidas de forma ágil.

Ainda assim, as legaltechs estão suprindo algumas lacunas no setor público e promovendo o aumento do número de CNPJs legalizados no país, com mais eficiência e praticidade. Algumas auxiliam escritórios de contabilidade e advocacia com softwares e ferramentas para fazer a gestão do time e do fluxo de atendimento dos clientes. Já outras ajudam com integrações e APIs para realizar pesquisas e monitoramento de processos nos diferentes sistemas de órgãos públicos e em tempo real.

Todas essas tecnologias garantem eficiência e reduzem drasticamente os custos fixos, eliminando os erros humanos e recursos gastos com preenchimento manual e acompanhamento de protocolos ao longo de vários meses.

Hoje, vejo três desafios para os escritórios contábeis e jurídicos se adequarem à tendência de mercado: digitalizar, diferenciar e personalizar. Os clientes estão demandando cada vez mais rapidez, acessibilidade e transparência, além de um atendimento amplo e personalizado, em todo o território nacional e com serviços diferenciados. E, quem não fizer isso, tem grandes chances de ser esquecido.

As legaltechs estão abrindo espaço para que o empresário demande e os escritórios contábeis e jurídicos gerenciem com agilidade diversos processos da formalização de suas empresas. A tecnologia aplicada ao setor paralegal é o único caminho possível para que PMEs, contadores e advogados foquem na estratégia de seus negócios e não se preocupem com percalços que já deveriam ter sido superados no Brasil há algum tempo.

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Todas essas tecnologias garantem eficiência e reduzem drasticamente os custos fixos, eliminando os erros humanos e recursos gastos.