Por Vinicius Aguiari, City Marketing Manager da Eventioz.
Assim como outros segmentos, o de eventos demanda constante inovação para que seu produto não se torne obsoleto ou ofereça uma experiência ultrapassada para o participante.
Desta forma, existe hoje uma série de práticas que eram usadas até o começo da década passada, mas que estão completamente ultrapassadas atualmente devido às novas tecnologias, capazes de agregar sofisticação ao seu evento e gerar economia de três coisas supervaliosas atualmente: papel (pense em sustentabilidade!), tempo e dinheiro!
Para reformular seu evento, veja quais práticas combinam com você como organizador e que podem incrementar a experiência dos seus participantes.
Abaixo, citamos dez práticas dos tempos da discoteca!
1. Imprimir e enviar convites: Além de gastar papel e tinta, a impressão de convites exige ainda o envio físico. Como substituir: envie convites personalizados por e-mail. Além de possuir uma ferramenta para criar convites personalizados, nossa plataforma permite fazer o disparo em série para os destinatários.
2. Contratar um programador e hospedar um site: Há alguns anos, se você quisesse ter um site para o seu evento, teria que contratar um designer e um programador. Hoje, com ferramentas on-line como a Eventioz, é possível criar seu próprio hotsite personalizado e sem depender de um profissional terceiro. Além disso, ao mesmo tempo que dispensa a contratação de um serviço de hospedagem, é possível atualizar sua página com vídeos, novidades, fotos, gerenciar lotes de ingressos etc.
3. Ligar para os convidados para confirmar presença: Por que gastar com chamadas telefônicas e correr o risco de ser inconveniente? Hoje, por meio de serviços on-line é possível confirmar presença por meio de sistema RSVP (do francês, répondezs’ilvousplaît, ou “responda, por favor” em português), ou por meio de inscrições ou ingresso on-line. Escolha o mais conveniente para o seu evento e utilize o telefone para falar com o seu participante somente quando necessário, ok?
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4. Lista impressa de convidados: Existe algo mais fora de moda do que manter uma lista impressa com os nomes dos convidados na porta do evento? Hoje, com ajuda de apps como o EventiozEntry Manager é possível gerenciar a entrada dos participantes a partir de um smartphone ou tablet e ainda incluir novas pessoas não cadastradas. Não é legal?
5. Dispensar o banco de dados: Há dez anos atrás, ao realizar um evento, talvez você não valorizasse as informações dos seus participantes. Hoje, é imprescindível que você reúna e gerencie o seu banco de dados para gerar insights, gerar relacionamento e incrementar seu índice de vendas. Com a Eventioz, ao final de cada evento, é possível extrair todas o banco de dados de seus participantes.
6. Caneta, lápis e papel: Esses itens costumavam ser parceiros fiéis de qualquer organizador e participante de evento. Hoje, se tornaram obsoletos. Com a popularização dos dispositivos móveis, como smartphones e tablets, e de apps como o Evernote, a inserção das informações e o compartilhamento entre diferentes aparelhos se tornou fácil e eficaz.
7. Formulários de pesquisa: Se antes era preciso entregar e recolher um questionário para cada um dos participantes a fim de realizar uma pesquisa, agora basta criar uma pesquisa on-line em serviços como o Google Forms ou o SurveyMonkeys e enviar para os participantes para obter os resultados. Muito mais eficaz e com menos esforço.
8. Imprimir e enviar entradas: Sério que você ainda faz isso? E quais os custos com impressão e envio? Definitivamente esqueça!
9. Completar formulários à mão: Já dissemos que papel e caneta está fora de moda, correto? Aposente as pranchetas e abra espaço para os tablets e smartphones.
10. Anúncios impressos: Antes da web, a divulgação de um evento era algo que demandava muito esforço, investimento e para gerar alcance relativamente baixo. Era preciso apostar em flyers, cartazes, anúncios em jornais, revistas e outdoors, entre outros (quanto desperdício de papel!). Agora com as redes sociais, é possível usar grupos segmentados para atingir o público, criar conteúdo relacionado para gerar engajamento, vídeos e anúncios que levam o usuário direto para a página de inscrição do evento. Bem melhor do que depender de um anúncio de jornal, não?
