Eventos científicos: veja algumas dicas

Um dos eventos corporativos mais interessantes é o evento científico. Congressos, simpósios e colóquios são situações em que as pessoas se reúnem com o objetivo de trocar ideias, apresentar pesquisas e divulgar descobertas. Diferente de muitos outros eventos, não é a embalagem que interessa – e sim o conteúdo.

No ramo de eventos, quem é capaz de organizar um evento científico com sucesso se destaca e ganha muita visibilidade. Ao mesmo tempo, como são poucas as empresas que se dedicam a fornecer para eventos científicos, esse ainda é um mercado com muito a explorar.

Foto: Reprodução/Google.

Se você quer ingressar neste nicho promissor, confira algumas dicas abaixo:

Determinando o Local

Um evento científico muitas vezes é itinerante, ou seja, ele ocorre em um local diferente a cada edição. Algumas vezes, a mudança é sutil; em outras, nem tanto. As mudanças podem ser apenas de instituição (pois quase sempre os eventos são sediados por uma entidade de ensino superior ou associação), de cidade, de Estado e até mesmo de país.

Em todo caso, é importante garantir que a escolha do local seja sempre relevante. Ou seja, mesmo que o evento científico mude de endereço todo ano, ele sempre deve ocorrer em um local onde o tema do evento está sendo pesquisado, onde há interesse pelo assunto, e, claro, tenha um espaço adequado para recebê-lo.

Criando a Grade

Os conteúdos do evento são sempre criados pelos cientistas responsáveis. Porém, a grade é responsabilidade dos organizadores – e é uma grande responsabilidade! Os conteúdos geralmente precisam estar organizados de uma maneira que faça sentido, que facilite para os participantes entender a ligação lógica entre eles.

Um dos métodos mais tradicionais é colocar as apresentações mais generalistas logo no início do evento; assim, elas servem de introdução. Conforme os dias vão passando, as palestras se tornam mais e mais específicas.

Outro detalhe importante é que a grade de um evento científico precisa evitar ao máximo que os horários se encontrem. A intenção é garantir que os participantes consigam assistir ao máximo possível de workshops, apresentações e mesas-redondas.

Quando isso não é possível, a escolha dos eventos que vão sofrer choque de horários precisa ser cuidadosa. Uma dica é tentar fazer com que eventos com a mesma temática não sejam realizados ao mesmo tempo, pois quem tem interesse em um, com certeza, terá interesse no outro, e será obrigado a escolher. Isso gera insatisfação, o que não é positivo. Mas lembre-se, no quesito grade horária, é impossível agradar a gregos e troianos.

Divulgação

A divulgação de um evento científico é um ponto essencial no seu sucesso, que é determinado quase exclusivamente pela quantidade de pessoas que comparecem (o outro ponto acaba sendo a quantidade de pessoas que permanece até o final).

Para garantir que o número de participantes seja alto, é preciso divulgar o evento científico na maior quantidade de locais e mídias possíveis. Geralmente, as universidades criam grupos de e-mail para divulgação destes eventos; além disso, há os quadros de avisos oficiais.

Outra opção bastante simples é a criação de um website e perfis em redes sociais dedicados ao evento. Para eventos de grande porte, fazer um anúncio impresso em revistas especializadas também representa um bom investimento.

Seja qual for o meio, é sempre importante divulgar ao público adequado, ou seja, a quem estuda, pesquisa ou trabalha naquela área. Pessoas de outras áreas podem comparecer, mas não devem ser o seu foco.