O que são e como devem ser planejados os eventos híbridos?

Enquanto uns usam o termo “novo normal”, acreditando em mudanças significativas na maneira de conduzir as relações humanas, outros apenas questionam a retomada das atividades como elas sempre foram.

Entre um e outro, o futuro dos eventos presenciais segue incerto e a curiosidade e o interesse sobre eles só aumenta.

Ouso dizer que os planejadores de eventos já passaram pelos cinco estágios definidos na psicologia: Negação, raiva, barganha, depressão e aceitação, e, depois de 13 meses, acredito que a maioria deles esteja na última fase, aceitando que estamos em um novo momento e que as mudanças seguirão cada vez mais intensas e inevitáveis.

Antes, nós saíamos de casa para um evento presencial, mesmo que em outra cidade, investindo em acomodação, transporte e alimentação porque estávamos acostumados com essa dinâmica, mas agora que fazemos quase tudo da nossa casa, interagimos com colegas de trabalho, fechamos negócios e até brindamos as boas novas, de maneira remota, é fundamental entender que a dinâmica do setor de eventos se alterou de forma definitiva, e os organizadores de eventos tradicionais que não entenderem essa nova dinâmica vão desaparecer.

Com isso, fica evidente que as pessoas só aceitarão estar fisicamente em algum lugar que lhe ofereça um diferencial, que seja excepcionalmente interessante, uma vez que aprendemos que é possível fazer quase tudo da sala da sua casa, a questão da relevância para as atividades presenciais ficou ainda mais importante.

Com isso, o termo híbrido passou a ser usado para caracterizar essa nova estrutura que mistura presencial e remoto, fazendo alusão ao termo na biologia (cruzamento genético entre duas espécies vegetais ou animais distintos), mas a terminologia ainda causa dúvidas em muitos setores.

Pelo menos, foi o que apontou uma pesquisa realizada pela Swapcard (uma plataforma para eventos virtuais e híbridos, movidos por inteligência artificial) com 364 profissionais de eventos de vários países, em abril de 2021, onde um pouco mais de 30% dos entrevistados declaram não ter uma ideia clara do que realmente é um evento híbrido, no que tange: Valor, desafios, etapas para a definição, realização e estrutura desse modelo.

Os números reforçam o quanto é preciso alinhamento e união do setor. Perguntas não faltam e seguem entre: Quais são as tecnologias disponíveis? Como definir se o evento será presencial ou remoto? Como juntar os dois formatos em uma mesma situação? Quem é o público mais importante, afinal: eles são diferentes? O que agrada o visitante presencial? O que será preciso oferecer para o participante remoto? Como definir valores (tanto para empresas, quanto para patrocinadores e público), o que precisa ser levado em conta?

Aqueles que estiverem à frente dos eventos precisam atuar de maneira estratégica, entendendo perfeitamente como aquela comunidade age, quais são as suas necessidades e desejos, depois disso, explorar o tema de maneiras diversas usando a tecnologia como aliada, independente do modelo e formato escolhido, o futuro dos eventos agora é omnichannel.

Nesta nova Era híbrida, mais do que espelhar o evento físico para o digital, os gestores de comunidades deverão estar imersos no tema de maneira criativa e inovadora para atrair, reter e engajar a sua comunidade.

Deverão estar cientes de que precisarão remodelar os KPIs, ajustar a maneira de calcular o ROI, pois as atividades exclusivamente digitais que foram experimentadas pelas empresas e marcas durante a pandemia, podem até apresentar um retorno mais quantificável, mas o fator humano das experiências presenciais e o uso dos cinco sentidos não entraram neste cálculo do ROI.

Apesar da flexibilidade oferecida hoje aos organizadores de eventos pela tecnologia existente, somos Seres sociais, gregários e colaborativos e a imersão física favorece os nossos aprendizados e ajuda a criar confiança nos relacionamentos

Os eventos virtuais foram um remédio durante a pandemia, mas a partir de agora, os eventos híbridos serão como uma vitamina ao setor.

Foto: Reprodução.

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As incertezas do setor de eventos não se resumem em entender os novos modelos de negócios.