Nesta semana, pela terceira vez, recebi um meme com a comparação: “Trabalho com eventos, não faço pastel”, que circula corriqueiramente pelas redes e grupos de profissionais de eventos.
Os memes costumeiramente são uma reprodução de situações vigentes, mas que queremos alertar de forma divertida e até mesmo irônica – como a do nosso caso.
Quem é gestor de eventos vive constantemente apertado com os prazos e esta é uma reclamação constante que vejo por aí. O que mais me incomoda é que me parece simples o por quê temos prazos para entregar propostas e validade para atendê-los. Vamos “desenhar” e quem sabe fique mais claro:
• Briefing: Muitas vezes recebemos uma solicitação, uma indicação das coisas, mas não um briefing com riqueza de detalhes, com histórico anterior. Geralmente por e-mail, o que também tira a possibilidade de captarmos o tom de voz, ver a cara das pessoas da empresa solicitante, etc; E o briefing assim vem mais simples e pontual, na maioria das vezes sem o budget, e, no decorrer do desenvolvimento do projeto, dúvidas vão surgindo que mudam o que será indicado como proposta.
Outra coisa é quando há uma terceirização, repassando isso para vários fornecedores, tendemos a ter ruídos (lembra da brincadeira de telefone sem fio, então!). Seria importante que o briefing fosse repassado logo na sequência que você recebeu, pois assim as informações/dicas percebidas na reunião chegam sem ruído e esquecimento.
Até na banca do pastel, você precisa dizer direitinho o que quer para te entregarem o sabor que te agrada.
• Empresas & profissionais tem seu fluxo: Quando o cliente me passa um briefing com prazos apertados (90% das vezes), ele precisa entender que não somos exclusivos, que temos outros clientes e estamos desenvolvendo outros projetos também. Gerenciamos prioridades, mesmo querendo ganhar a conta e tendo você como cliente preferencial. Ah, e nada de chantagem dizendo que o concorrente faz, hein!
Tem um motivo para escolhermos uma banca de pastel específica na feira, que tem várias espalhadas, certo? A que está vazia pode não ter a mesma qualidade e variedade que a barraca que está mais lotada tem, por isso é preciso esperar mais.
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• Projetos têm processo: Ao termos que desenvolver uma proposta, além da parte de criação e conceitual (que não vem num segundo), temos que mapear o planejamento, demandas e cotar isso tudo. Ao forçar respostas urgentes da equipe interna e fornecedores, a probabilidade de esquecermos fases do processo pode acontecer, além do quê, muitas vezes os projetos não são réplicas de anteriores, e, mesmo que sejam, cada evento tem sua história, nunca será igual, portanto, precisa ser pensado particularmente.
A barraca de pastel tem plaquinhas penduradas com os sabores existentes, se você pedir um desses demora algo em torno de 5-10 min (depende da fila), se pedir vários esse tempo aumenta e se pedir outro sabor, ele teria que parar e fazer do seu jeitinho que demora mais tempo, não!
• Validade da Proposta: Colocamos uma data limite nos projetos, porque alinhamos com os espaços as reservas, com os fornecedores o tempo de criação, montagem, manuseio, compra de insumos, além do fluxo das empresas e profissionais com as outras demandas existentes, sem falar nos prazos de documentações e suas liberações.
Se você quiser o pastel especial (aquele grandão, diferente, que o pasteleiro não traz muitas unidades) e preferiu fazer compras na feira primeiro e na volta pedir, sem reservar. A probabilidade dele acabar e você não conseguir comê-lo é grande, não?
• Taxa de urgência: Ela existe não porque queremos nos “vingar” do cliente que nos apertou no prazo, mas porque para entregar a contento, talvez tenhamos que comprar de outro fornecedor que não é tão parceiro, teremos que aumentar a equipe para a(s) demandas e isso gera custo.
E, por último, e o mais importante, queremos te atender bem, com qualidade e para isso precisamos de tempo debruçados na sua proposta, para encontrarmos as melhores soluções, fornecedores e fazer com que seu evento seja único, especial e inesquecível.
Oxalá, tenha ficado claro.
