Hoje em dia, qualquer gestor de eventos, seja ele uma pessoa responsável em elaborar os briefings ou seja o outro lado do balcão, alguém responsável por executar os briefings tem plena consciência da importância da infraestrutura para o sucesso de cada evento e em decorrência das estratégias das marcas envolvidas.
Mas quando falamos em infraestrutura para eventos temos que analisar que não podemos nos limitar somente à área física de realização (sala do hotel, pavilhão de feiras, etc.) e sim ter um olhar mais amplo para entender o contexto que o evento está inserido…
Qual é a distância que os convidados terão de percorrer até chegar ao local?
Existe segurança física na região e arredores?
Como está o conforto térmico e acústico na região e no local?
Quem são as parcerias fundamentais que precisam ser elaboradas?
A segurança administrativa (apólices e alvarás) existe? Está atualizada?
São realmente muitos fatores que extrapolam a relação de custo-benefício da locação do espaço.
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Por favor, levante a mão quem nunca enfrentou uma situação negativa neste sentido que o fez mudar de comportamento para o resto da sua vida profissional? Ambulância específica para cada 1.500 pessoas presentes ao evento? Exagero? Até o momento que algo sério aconteça e ela se faça necessária.
E o alvará de funcionamento? Burocrático com certeza, mas ter que terminar o seu evento no meio pela falta daquela autorização é o pesadelo de qualquer organizador de eventos em qualquer país do mundo na minha opinião. Não meça esforços e tempo nestas atividades ditas secundárias.
É neste sentido que coloco a discussão sobre qual é a infraestrutura necessária para a realização de qualquer tipo de evento. É o custo o fator principal? É a disponibilidade de datas o fator primordial?
Quais são os fatores que são passíveis de gestão pelas equipes envolvidas e quais são os fatores que não possuem gestão e podem influenciar? Pense em uma chuva forte no final de tarde e ruas alagadas na região que você está organizando um evento. Caótica esta situação! Ou os convidados estarem entrando no local e uma queda de energia acontece?
A quem o setor de eventos deveria procurar para fazer uma lista de reivindicações sobre infraestrutura? Os órgãos associativos fazem esta função (Ubrafe/Ampro)? Como podemos evoluir para que as eventuais necessidades se transformem em um claro plano de ação?
Ou seja, muitas dúvidas e poucas respostas, mas tenho certeza que em um momento de aquecimento da economia como os próximos anos prometem, o setor de live marketing estará mais atuante do que nunca.
Só espero que as mazelas do setor não fiquem ainda mais evidentes em um momento de crescimento. Afinal, o live marketing não é para os fracos!
