Como evitar que seus dados pereçam na nuvem

Se procurarmos no dicionário sinônimos para perecer, encontraremos expressões como morrer, sucumbir, extinguir, apodrecer ou rott, no inglês. Da ideia de perecer, estragar um dado é que nasceu o conceito de ROT, acrônimo usado para definir algo igualmente ruim no gerenciamento de dados corporativos: dados redundantes, obsoletos e triviais.

Assim como alimentos estragam por falta de consumo (uso) com o tempo, os dados ROT são o resultado do mal uso das boas práticas de gerenciamento de dados. E você sabia que até um terço dos dados corporativos podem ser considerados ROT (e outros 52% são dados com valor desconhecido, onde ao menos uma parte deles pode entrar nesse conceito).

Vamos explorar brevemente cada categoria de dados ROT:
• Dados redundantes: a redundância de dados é uma coisa boa. Na verdade, é uma parte fundamental da regra 3-2-1-1 de backup e recuperação de dados:

• Mantenha pelo menos três cópias de seus dados em locais diferentes.
• Use pelo menos dois meios de armazenamento distintos.
• Armazene pelo menos uma cópia de seus dados externamente.
• Mantenha pelo menos uma cópia de seus dados em armazenamento imutável.

Mas os dados redundantes de que estamos falando aqui são diferentes – são dados duplicados desnecessários que, portanto, não têm valor. Por exemplo, várias cópias idênticas da planilha de um funcionário que ele salvou na rede corporativa, todas as quais também são copiadas desnecessariamente em cada um dos três backups fundamentais descritos na regra 3-2-1-1.

• Dados obsoletos: há motivos para salvar dados que podem não estar mais em uso. O mais óbvio deles são as regras e regulamentos de conformidade de dados que estipulam que certos tipos de dados devem ser armazenados por determinados períodos, mesmo que não sejam mais necessários para as operações diárias. Mas nem todos os dados se encaixam nessa categoria. Na verdade, a maioria não. Esses dados — dados que não são mais necessários porque foram substituídos por informações atualizadas e não têm valor legal — são dados obsoletos.
• Dados triviais: como o nome indica, dados triviais são informações que simplesmente não são importantes. Não tem nenhum valor quanto ao conhecimento corporativo, visão de negócios ou manutenção de registros. Muitas mensagens instantâneas, vídeos de gatinhos em todos os lugares, por exemplo.

Os dados ROT são ruins por vários motivos, incluindo:

• Aumento dos riscos de segurança de dados: quanto mais dados desnecessários você tiver, mais difícil será proteger o que realmente importa contra ameaças como ransomware e outras violações de dados.
• Maior conformidade de dados e riscos de governança: os dados ROT geralmente não estão em conformidade com as regras e regulamentos que determinam que certos tipos de dados devem ser excluídos após determinados períodos de tempo.
• Maior risco de responsabilidade: os dados mantidos além do período de retenção exigido podem ser usados ??contra sua organização em processos legais e financeiros.
• Produtividade reduzida: os dados ROT dificultam que os funcionários encontrem as informações de que precisam para realizar seus trabalhos com eficiência e eficácia.

Mas a razão pela qual eu realmente gostaria de focar aqui é a sua linha de fundo. Os dados ROT são uma fonte significativa de custos excessivos de armazenamento. Tradicionalmente, esse era um problema que as empresas enfrentavam em seus próprios datacenters, pois precisavam adicionar mais infraestrutura física. Mas, à medida que os dados baseados em nuvem — especialmente os dados nos complexos ambientes multinuvem encontrados na maioria das empresas atuais — ultrapassam a quantidade de dados que as empresas estão armazenando no local, também está se tornando cada vez mais problemático na nuvem.