Produção de eventos: orçamento, cronograma, estruturação e cases para se inspirar

Não é de hoje que o gerenciamento da logística e da produção de eventos requer talento e esforço dos profissionais da área. São vários os aspectos cruciais para que um projeto saia do papel e seja entregue atentando às expectativas dos contratantes e do público.

Orçamento, cronograma, estruturação e recursos humanos serão alguns dos exemplos que vamos abordar nesta matéria completa e objetiva, te preparando para organizar e executar eventos incríveis do começo ao fim. 

‘Bora para as dicas? 

Orçamento para produção de eventos: um passo a passo para você criar o seu

Antes do fechamento do contrato têm o envio do orçamento. Uma etapa que requer atenção ao ser gerada, justamente para que você não saia no prejuízo, consiga recursos para um bom trabalho e entregue um serviço de muita qualidade para fechar novos contratos futuramente.

Qual valor cobrar pelos serviços prestados? Esta é uma das perguntas que mais escutamos quando conversamos com o pessoal do mercado. 

Tentamos aqui estruturar alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração em qualquer orçamento, porém, é válido lembrar das que cada caso é um caso, portanto, podem haver mudanças ou até itens que você precise incluir nessa lista, combinado? 

1) Defina um orçamento geral

Comece o planejamento determinando quanto dinheiro você tem disponível para gastar nele. Isso pode envolver o cálculo de sua receita recebida (para identificar essas fontes considere patrocínios, vendas de ingressos, parcerias estratégicas e outras oportunidades para gerar receita) e das suas despesas variáveis (como transporte de equipamentos, compra extra de materiais necessários, entre outros) que são custos que podem mudar conforme você planeja. 

Coloque tudo na ponta do lápis para ter um norte de como começar.

2) Estime os custos

Após ter a visão geral, é hora de detalhar para entender onde vamos investir mais ou menos.

Liste todos os itens necessários, como local, equipe, equipamentos, marketing, alimentação e logística. Considere fatores como inflação, flutuações cambiais e regulamentações locais. 

Segundo pesquisa feita pela Associação Brasileira de Promotores de Eventos (Abrape), no ano passado o mercado de eventos apresentou crescimento de 400%, em relação a 2020, que foi o primeiro ano de pandemia. 

Um número muito positivo, mas que nos traz uma reflexão; com o aumento da competitividade por espaços, equipamentos e artistas, por exemplo, os custos costumam variar e ter reajustes. Lembre-se dessas situações ao enviar seu preço para aquele cliente que ainda vive em 2019. rs 

3) Use e abuse da tecnologia para te ajudar no gerenciamento dos custos

Utilize ferramentas de controle financeiro como a Minhas Inscrições ou Meeventos, por exemplo, para acompanhar números de ingressos vendidos, lista de fornecedores, entre outros dados do seu orçamento em tempo real. Assim você otimiza tempo e esforços para se dedicar às próximas etapas.

4) Crie um fundo para contingências

É aconselhável ter um fundo de contingência para estar preparado(a) para eventuais despesas imprevistas que possam ocorrer. Por exemplo, um fundo de emergência pode ser útil se o evento exigir precauções adicionais de saúde e segurança. Quem tem um plano B, tem tudo!

5) Escreva um argumento de venda para seus patrocinadores

Crie um argumento de venda para possíveis patrocinadores que resuma brevemente seu evento. Explique quem você é, quais causas o seu evento abraça (isso aqui é crucial dependendo da marca que você busca como patrocinadora), do que se trata o seu evento, por que você o está organizando, o que o torna único e, mais importante, como eles podem se beneficiar dele. 

Termine com uma pergunta ou informação que direcione a conversa na direção desejada. Com números e informações bem embasadas, é muito provável que o envio do seu orçamento tenha uma devolutiva positiva!

Cronograma para produção de eventos: a alma de um planejamento eficiente

Lembra daquela lista de itens e recursos necessários que comentamos no tópico anterior? Pois é, ele precisa vir acompanhado de um cronograma bem planejado para garantir que tudo seja entregue no prazo.