O cenário da tecnologia em eventos mundial passou por grandes transformações nos últimos tempos, acompanhando o comportamento, os desafios e as tendências do mercado.

E para entender ainda melhor sobre o atual momento dessa área do live marketing, neste artigo, trouxemos um resumo fiel do Relatório “Event Technology Made Simple”, realizado pela empresa americana Skift Meetings. 

Este relatório é o resultado de meses de trabalho, pesquisas, coleta de dados das principais plataformas de tecnologia de eventos, análise e organização dessas informações para gerar insights valiosos para o setor de live marketing. 

Tecnologia em eventos e o impacto da pandemia de COVID-19

Não poderíamos começar falando do tema sem puxar na linha do tempo o momento que mais acelerou as necessidades tecnológicas nas experiências de marcas e eventos de todos os portes: a pandemia do coronavírus. 

O interesse em soluções virtuais e híbridas atingiu níveis sem precedentes durante a pandemia – os fornecedores de tecnologia de eventos cresceram quatro vezes -. Algumas empresas arrecadaram milhões de dólares em financiamento, mas anunciaram demissões pouco depois. Os altos e baixos foram significativos.

Durante a pesquisa, fornecedores de tecnologia em eventos foram questionados sobre o que era considerado mais relevante para os organizadores de eventos na hora de contratar um produto digital para criar seu projeto. 

Temas comuns que se destacaram em suas respostas foram:

• A facilidade de uso e personalização;
• Produtos de autoatendimento que permitiram aos organizadores criar eventos virtuais sem ajuda profissional;
• Um suporte de qualidade disponível quando necessário;
• A capacidade de planejar e gerenciar seus eventos – sejam eles presenciais, virtuais ou híbridos – a partir de uma única plataforma.

Ou seja, ferramentas mais simples, que não demandam tanto estudo para serem implementadas, já que os usuários desejavam uma experiência mais simples que lhes desse mais controle e que fosse eficiente, sem perda de tempo. 

9 diferentes tipos de tecnologias em eventos que existem atualmente 

O relatório apontou alguns exemplos do que os organizadores de eventos podem usar como recurso tecnológico para aprimorar resultados e garantir uma experiência completa de sucesso ao seu público. 

1 – Marketing de eventos

Esse universo abrange todas as promoções e a construção de branding que ocorrem antes e durante um evento. 

Isso inclui sites, campanhas de e-mail marketing e o design de materiais de eventos, incluindo plataformas de tecnologia e aplicativos.

2 – Ferramentas de cadastro e banco de dados

Por meio das ferramentas de registro, como uma landing page por exemplo, os organizadores de eventos conseguem construir sua base de dados interna, permitindo que os participantes se inscrevam em eventos online em troca de suas informações.

Essas páginas podem ser construídas com diferentes opções de personalização, como a capacidade de criar perguntas para aprender mais sobre as preferências dos participantes do evento. 

No caso de eventos corporativos é possível entender qual é a profissão, o cargo e a empresa onde o participante atua. Essas informações são utilizadas para entender qual o tipo de público que seu evento vem atraindo. 

Muitas também oferecem recursos de emissão de ingressos e processamento de pagamentos, o que também pode dizer muito sobre o poder aquisitivo ou região dos participantes. 

3 – Gerenciamento de eventos online

Quando falamos em gestão de eventos online sabemos que essa área é relativamente ampla e com muitas demandas a serem administradas. A tecnologia tem suprido as principais necessidades desses projetos, como por exemplo:

• Gerenciamento de listas de participantes, palestrantes e sessões, patrocinadores e expositores em um único sistema;
• Plataformas de salas com recursos interativos;
• Entre outros.

4 – Check-in e credenciamentos

Já para os eventos presenciais, o processo de check-in é a primeira experiência do público ao chegar a um evento e é uma oportunidade importante para causar uma boa primeira impressão. 

Esse processo, que frequentemente inclui a impressão de crachás ou a geração de pulseiras, tem sido cada vez mais assumido pela tecnologia nos últimos anos. 

5 – Aplicativos para eventos

Os aplicativos móveis de eventos são uma parte indispensável da experiência do evento. 

Eles permitem que os participantes consultem informações importantes como a agenda do evento e a localização das sessões, e também são ferramentas importantes para networking com os chats e interações do público antes mesmo do evento começar.

Esse recurso já é algo com uma adesão significativa por parte dos participantes do evento, justamente por já entenderem o valor da organização e facilidade que o app de um evento pode gerar durante a sua experiência. 

6 – Produção de vídeos

Muitos fornecedores aumentaram suas ofertas nesta área para ajudar os organizadores a alcançar altos padrões de produção e proporcionar experiências positivas aos usuários em seus eventos.

Afinal, o evento online se tornou uma extensão do presencial, por tanto, as pessoas procuram qualidade, acessibilidade e eficiência nas transmissões em tempo real.

7 – Análise de dados e relatórios de resultados

A análise de dados e relatórios feitas através de softwares são um diferencial para qualquer organizador de eventos, pois permitem que os profissionais acompanhem as métricas do evento, meçam indicadores-chave de desempenho (KPIs) e comparem com outros eventos para avaliar o sucesso e áreas de melhoria, tudo isso em poucos cliques. 

A geração de relatórios se tornou ainda mais essencial desde a pandemia, pois os organizadores se acostumaram com os dados detalhados capturados por eventos virtuais, e os eventos como um todo se tornaram mais intimamente ligados às atividades de marketing, unificando as estratégias e gerenciamento do evento de ponta a ponta, algo que nos eventos presenciais, muitas vezes, não era tão palpável de ser realizado. 

8 – Gerenciamento de comunidades

Os eventos, sejam eles presenciais ou virtuais, deixaram de ser um ambiente único de troca. As pessoas procuram fazer parte de uma comunidade com os mesmos ideais, gostos e interesses que vão além da entrega de palestras e shows.