O sucesso de um evento corporativo

Certamente, os produtores de eventos sabem das dificuldades que é atuar nessa área. Não é fácil agradar a todos, tendo em vista que centenas ou até milhares de pessoas estarão presente.

Realizar um evento corporativo é como uma faca de dois gumes, e, os profissionais da área de marketing sabem muito bem disso. Quando bem realizado, pode trazer um retorno altamente satisfatório para a empresa, seja qual for o objetivo dela. Mas, caso contrário, ele pode se tornar inesquecível pela falta de organização e pelos prejuízos trazidos.

De uns tempos para cá, diversas empresas e organizações aumentaram seus investimentos em eventos de forma significativa. Elas já perceberam que um bom evento corporativo é uma verdadeira estratégia de marketing, com potencial para cativar clientes e fidelizá-los, melhorar o relacionamento com seus parceiros e fornecedores e até mesmo promover uma integração entre os funcionários da companhia. 

São diversas opções de formatos de eventos que podem ser organizados para o mundo corporativo: palestras, congressos, seminários, workshops… é preciso compreender os recursos e os objetivos do evento para escolher o formato ideal para sua empresa.

Seja qual for o objetivo do evento, ele deve ser cuidadosamente planejado, de maneira que possa garantir ao seu público momentos enriquecedores!

Objetivos claros

Antes de tudo, é preciso ter em mente qual o objetivo e o público do evento. Se a ideia é lançar um novo produto, o ideal é investir em material informativo de qualidade, em um ambiente que possibilite a interação desse público com a empresa e em uma estratégia eficiente de entretenimento informativo.

Se a proposta for melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros, deve-se aproveitar o momento para levar aos colaboradores externos o maior número possível de informações sobre o negócio, mostrando a eles os benefícios reais de atuarem junto a uma corporação tão interessante.

O evento pode ser também um momento perfeito para reunir os funcionários de uma empresa e promover um treinamento interativo. Para isso, criar um clima aconchegante de descontração e aproveitar para motivá-los e fazê-los participar. Quem sabe um desafio de metas com uma recompensa especial? O ideal é aproveitar o momento para divulgar as ações internas da empresa!

Boas ideias e orçamento

Definido o público do evento, é possível mensurar o número de participantes e a partir daí definir o orçamento. Se a verba destinada for uma quantia pequena, é importante defininir os fornecedores o quanto antes, isso resultará em preços menores e prazos maiores para os pagamentos.

É preciso ter em mente que um evento de grande porte está diretamente associado a um investimento compatível. Considerar que precisará de verba para coisas que vão desde a locação do espaço até para as canetas que os convidados levarão de brinde.

Uma ideia que vem ganhando popularidade nos eventos corporativos são as experiências imersivas. Neste caso, a empresa proporciona ao seu público um contato mais próximo com o produto ou procedimento empresarial, até mesmo com a própria organização do evento.

Enquetes on-line para propor temáticas aos funcionários pode ser uma boa estratégia. Mas não se deve esquecer de alinhar todas as atividades do evento ao perfil da empresa.

Planejamento

É fundamental começar a planejar com antecedência. Definir o local de acordo com a proposta do evento é o primeiro passo. Feito isso, é hora de entrar em contato com fornecedores como bufê, locadores de equipamentos de imagem e som, estandes (se houver), mobiliário e equipe de cerimonial.

Levantar  toda a documentação necessária para o evento é imprescindível. Saber se irá precisar de algum tipo de licença, seguro ou alvará e providenciá-lo o quanto antes.